Ngày 22 tháng 6 năm 2019, VAJA cử đại diện đi tham dự cuộc họp trù bị tại Luang Phabang, Lào.
Với hơn 2 người tham dự gồm thành viên của 10 nước Đông Nam Á, Đại diện ASJA, Đại sứ quán Nhật Bản tại Lào và các thành viên đến từ nước chủ nhà, JAOL.
Hội thảo sẽ tổ chức từ ngày 3-7/10/2019 tại Khách sạn Don Chan Place, Viên Chăn, Lào. Hội thảo ASCOJA 25 về Food Safety, mỗi nước để cử 1 người đại diện để báo cáo 15 phút với nội dung liên quan đến lĩnh vực thực phẩm an toàn. Keynote speaker sẽ do bên JAOL mời.
Hội thảo ASJA nói về thể thao cho mọi người, sẽ mời các chủ tịch Hội của 5 nước / lần lên để trao đổi chung, tọa đàm cũng có nhiều chủ đề và cùng hướng tới Olympic TOKYO 2020.
Cuộc họp trù bị lần này nhận được nhiều ý kiến đóng góp của các nước tham dự. Chiều cùng ngày cuộc họp ASJA đã được tổ chức và dụ kiến cuộc họp tiếp theo sẽ từ 1214/3/2020 tại Tokyo cũng như các thông báo về Tập san TYCA, Học bổng cho các nước. Tiếp theo đại diện Philippines thông báo dự kiến sẽ tổ chức hội thảo về công nghệ 4.0 tại Manila, từ ngày 6-7/2/2020.



Chiều tối cùng ngày JAOL tổ chức đi thăm quan Đền và đi thuyền trên sông và kết thúc tốt đẹp cuộc họp trù bị và hẹn gặp lại mọi người tại ASCOJA 25 tại Viên Chăn, Lào từ ngày 3-7/10/2019.
VP VAJA